En budget består av ett antal mindre budgetar som är knutna till olika kategorier, till exempel "Telefoner" och "Datorer". Dessa används för att bestämma summan för hur mycket en anställd får köpa enheter för inom en viss kategori. Vid köp som överstiger budgeten kommer överstigande belopp att rapporteras månadsvis till bolaget som underlag för löneavdrag.

Varje budget kan ha en unik frekvens, till exempel månadsvis eller årsvis, samt en kontraktslängd. Som ett exempel kan en budget för kategorin "Telefoner" ligga på 250 SEK per månad i 36 månader för en anställd.

Budgetar gör det möjligt att få kontroll över företagets löpande kostnader samtidigt som den anställde får möjligheten att betala själv för överskjutande kostnader, och på så vis få en enhet de själva vill ha. Allt detta utan att göra det krångligt administrativt, varken för företaget eller för den anställde.


Rapporter över budgetar

Varje månad får företaget en rapport på samtliga köp som gjorts över budget i Smart Portal. Rapporten är nedbruten per anställd och kategori. Ett köp som löper med månadskostnad över en längre avtalsperiod kommer att rapporteras månadsvis tills dess att avtalsperioden löpt ut för att underlätta för korrekta månatliga löneavdrag för anställda.


När budget för en kategori saknas

Om en kategori saknar en satt budget kommer Smart Portal att fungera som om den kategorin hade en budget som motsvarade noll (0). Samtliga köp skulle därför kategoriseras som köp över budget för den anställde.


När anställda beställer utöver sin tilldelade budget

Anställda kan välja att beställa enheter som överstiger den budget de har för en typ av enhet. Om en anställd exempelvis väljer en iPhone 11 Pro men budgeten är satt på en nivå som motsvarar en iPhone 11 så uppstår en mellanskillnad.

Mellanskillnaden mellan enhetens månadskostnad och budgeten leder till att den anställda får ett löneavdrag (hur löneavdrag görs sätts av företaget i deras interna IT-policy). Löneavdraget dras antingen från lönen efter skatt (nettolöneavdrag) eller från lönen före skatt (bruttolöneavdrag). Arbetsgivaren (företaget som använder Smart Portal) avgör själva om inköp över budget ska dras från lönen och om det ska göras som brutto- eller nettolöneavdrag, vi rekommenderar att göra ett nettolöneavdrag enligt Skatteverkets rekommendation.


Förvald budget

Administratören för ett företag behöver alltid välja en budget som Förvald Budget under Kontoinställningar.

Den förvalda budgeten används som standard för alla anställda och kan justeras på individnivå. Genom en förvald budget säkerställs att alla anställda kan använda verktyget från dag ett utan problem. Notera att alla anställda som inte har någon budget blir tilldelade den förvalda budgeten automatiskt. Detta gäller alltså nyanställda som ej valt en budget och anställda som redan finns i systemet som inte valt en budget.